มีการเปิดเผยหลักการทำงานของเครื่องหั่นย่อย: จะตรวจสอบความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างไร

1. หลักการทำงานพื้นฐานของเครื่องทำลายเอกสาร
กลไกการทำงานหลักของก เครื่องทำลายกระดาษ เป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือแถบบาง ๆ ผ่านชุดใบมีดหมุนความเร็วสูงทำให้ข้อความหรือลวดลายบนกระดาษที่ไม่สามารถจดจำได้ เครื่องทำลายเอกสารประเภทต่าง ๆ ใช้วิธีการตัดที่แตกต่างกันและได้รับการออกแบบมาสำหรับความต้องการด้านความปลอดภัยที่แตกต่างกัน:

เครื่องหั่น
นี่เป็นเครื่องทำลายเอกสารพื้นฐานและทั่วไปที่สุด กระดาษหลังจากการตัดกลายเป็นแถบยาวที่มีความกว้างประมาณ 6 มม. วิธีการตัดนี้สามารถประมวลผลไฟล์จำนวนมากที่มีประสิทธิภาพสูงและเหมาะสำหรับการใช้งานบ้านหรือสำนักงานทั่วไป อย่างไรก็ตามเนื่องจากชิ้นส่วนขนาดใหญ่มีความน่าจะเป็นในการกู้คืนเนื้อหาไฟล์โดยการประกบกันในทางทฤษฎีดังนั้นระดับความปลอดภัยจึงต่ำ

เครื่องหั่นขังข้าม
เครื่องทำลายเอกสารข้ามไม่เพียง แต่ตัดกระดาษลงในแถบยาวตามยาว แต่ยังตัดเป็นชิ้นส่วนสี่เหลี่ยมขนาดเล็กในแนวนอน ชิ้นส่วนหลังจากการตัดมักจะมีขนาดประมาณ 4x40 มม. ซึ่งมีขนาดเล็กกว่าการตัดแถบทำให้ความยากลำบากในการฟื้นฟูสูงขึ้นมาก ประเภทนี้เหมาะสำหรับองค์กรทั่วไปและโอกาสที่ต้องใช้การป้องกันความปลอดภัยระดับกลาง

เครื่องหั่นย่อยขนาดเล็ก
เทคโนโลยีขนาดเล็กสามารถตัดกระดาษเป็นอนุภาคที่ละเอียดมากโดยขนาดของชิ้นส่วนเป็นเพียงไม่กี่มิลลิเมตรสี่เหลี่ยมและรูปร่างคล้ายกับเศษซาก เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้โดยทั่วไปจะใช้สำหรับการทำลายเอกสารที่ต้องการการป้องกันความปลอดภัยสูงเช่นตั๋วเงินของธนาคารบันทึกทางการแพทย์สัญญาที่เป็นความลับ ฯลฯ ซึ่งสามารถลดความเสี่ยงของการกู้คืนข้อมูลได้อย่างมาก

เครื่องหั่นอนุภาค
มันเป็นรุ่นที่ได้รับการอัพเกรดของการตัดขนาดเล็ก อนุภาคที่ถูกตัดมีรูปร่างที่ดีกว่าและไม่สม่ำเสมอตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยของรัฐบาลหรือเอกสารลับทางทหาร เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้มักจะมีขนาดใหญ่กว่าและมีราคาแพงกว่าและส่วนใหญ่จะใช้ในหน่วยงานความปลอดภัยข้อมูลพิเศษและองค์กรขนาดใหญ่

ใบมีดของเครื่องทำลายเอกสารมักทำจากเหล็กกล้าความแข็งสูงและสามารถหมุนได้อย่างต่อเนื่องด้วยความเร็วสูงเพื่อให้แน่ใจว่ากระดาษถูกตัดอย่างสม่ำเสมอและทั่วถึง เครื่องทำลายเอกสารที่ทันสมัยยังมีระบบการส่งเกียร์และระบบป้องกันมอเตอร์เพื่อปรับปรุงความเสถียรของประสิทธิภาพและอายุการใช้งาน รุ่นไฮเอนด์บางรุ่นรองรับการให้อาหารกระดาษอัตโนมัติ เพียงแค่ใส่กระดาษใส่ลงไปและเครื่องจะป้อนกระดาษลงในใบมีดโดยอัตโนมัติโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของสำนักงานอย่างมาก

2. เครื่องทำลายเอกสารตรวจสอบความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างไร
ในฐานะที่เป็นเครื่องมือทำลายข้อมูลทางกายภาพเครื่องทำลายเอกสารไม่เพียง แต่เป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยเท่านั้น แต่ยังเป็นอุปกรณ์ป้องกันที่สำคัญในการป้องกันไม่ให้ข้อมูลได้รับอย่างผิดกฎหมาย

ป้องกันการกู้คืนข้อมูล
หลังจากตัดกระดาษเป็นชิ้นเล็ก ๆ มากข้อความที่ชัดเจนตัวเลขรูปแบบและข้อมูลอื่น ๆ จะแยกส่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเศษกระดาษหั่นฝอยของอนุภาคและเม็ดมีขนาดเล็กมากและไม่สม่ำเสมอในรูปร่างและแทบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะคืนค่าไฟล์ต้นฉบับผ่านการประกบด้วยตนเองหรือการสแกนดิจิตอล สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงของการขโมยข้อมูลผ่านการรีไซเคิลกระดาษเสีย

ลดความเสี่ยงในการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ
ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากยังคงถูกเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษในตู้เก็บเอกสารและโฟลเดอร์สำนักงาน หากเอกสารเหล่านี้ไม่ถูกทำลายอย่างถูกต้องพวกเขาจะทำให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูลเมื่อถูกขโมยหรือสูญหาย เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายข้อมูลกระดาษได้อย่างสมบูรณ์ทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะใช้หรือใช้ในทางที่ผิดเป็นครั้งที่สองลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยจากแหล่งที่มา

ปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูล
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมากฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลได้กลายเป็นความเข้มงวดมากขึ้นทั่วโลกเช่นระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปของสหภาพยุโรป (GDPR) และพระราชบัญญัติการประกันสุขภาพของสหรัฐอเมริกาและพระราชบัญญัติความรับผิดชอบ (HIPAA) การใช้เครื่องทำลายเอกสารไม่เพียง แต่ตรงตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังหลีกเลี่ยงค่าปรับจำนวนมากและการสูญเสียชื่อเสียงที่เกิดจากการรั่วไหลของข้อมูล

การป้องกันการปกป้องสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยเป็นสองเท่า
กระดาษหั่นฝอยไม่เพียง แต่ปลอดภัย แต่ยังสะดวกสำหรับการรีไซเคิลและนำกลับมาใช้ใหม่ซึ่งสอดคล้องกับแนวคิดการป้องกันสิ่งแวดล้อมที่ทันสมัย การออกแบบเครื่องทำลายเอกสารจำนวนมากยังคำนึงถึงปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมเช่นการใช้พลังงานต่ำและเสียงรบกวนต่ำเพื่อให้ผู้ใช้สามารถลดผลกระทบด้านลบต่อสิ่งแวดล้อมในขณะที่มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูล

3. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้เครื่องทำลายเอกสาร
เพื่อเพิ่มประโยชน์ด้านความปลอดภัยและอายุการใช้งานของเครื่องทำลายเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องฝึกฝนเทคนิคการใช้งานและการบำรุงรักษาที่ถูกต้อง

เลือกประเภทที่ถูกต้องของเครื่องหั่น
เลือกเครื่องทำลายเอกสารที่เหมาะสมตามระดับการรักษาความลับของไฟล์ สามารถใช้สตริปหรือ cross-cut shredders สำหรับเอกสารสามัญประจำวัน ควรใช้อนุภาคขนาดเล็กหรือเครื่องหั่นย่อยเม็ดสำหรับเอกสารลับ องค์กรควรประเมินความปลอดภัยของตนเองเพื่อหลีกเลี่ยง "การยิงนกขนาดเล็กด้วยปืนใหญ่" หรือ "ประหยัดอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า"

การบำรุงรักษาตามปกติ
การใช้งานในระยะยาวของเครื่องทำลายเอกสารสามารถสะสมเศษกระดาษได้อย่างง่ายดายทำให้เกิดใบมีดหรือแยมกระดาษ ขอแนะนำให้ทำความสะอาดกล่องเครื่องทำลายเอกสารเป็นประจำทำความสะอาดเศษกระดาษที่เหลืออยู่บนใบมีดในเวลาและหล่อลื่นใบมีดอย่างสม่ำเสมอด้วยน้ำมันหล่อลื่นพิเศษเพื่อรักษาประสิทธิภาพการตัดและอายุการใช้งานของเครื่องจักร

การจำแนกประเภทและการประมวลผลที่เหมาะสม
สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลระดับความปลอดภัยที่แตกต่างกันควรถูกทำลายในหมวดหมู่ เอกสารที่เป็นความลับสูงควรหั่นฝอยหลายครั้งก่อนและเอกสารทั่วไปสามารถเลือกการหั่นราคามาตรฐานได้ หลีกเลี่ยงการผสมเอกสารที่ไม่ใช่ความลับกับเอกสารลับเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำลาย

รวมกับวิธีการทำลายอิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลองค์กรสมัยใหม่มีอยู่ทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ การหั่นย่อยเพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ ควรรวมกับการจัดการความปลอดภัยของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เช่นการเข้ารหัสข้อมูลการทำความสะอาดฮาร์ดดิสก์ปกติและมาตรการอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำลายข้อมูลรอบด้านทั้งหมด